Recht des Versicherungsmaklers – Teil 2: Die Dokumentationspflicht

In unserem letzten Artikel „Recht des Versicherungsmaklers – Teil 1: Der Umfang der Beratungspflicht“ informierten wir Sie über die grundlegende Beratungspflicht des § 61 Abs.1 S.1 VVG.

Heute wollen wir § 62 iVm. 61 Abs. 1 S.2 VVG etwas näher betrachten. In § 61 Abs. 1 S.2 VVG heißt es

„Er hat dies [den Beratungsvorgang, Anm. des Unterzeichners] unter Berücksichtigung der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrags nach § 62 zu dokumentieren.“

Dies bedeutet, dass der gesamte Beratungsvorgang dokumentiert werden muss und diese Dokumentation muss dem Versicherungsnehmer rechtzeitig vor Vertragsschluss ausgehändigt werden.

Zweck dieser gesetzlichen Anordnung ist, dass das Vermittlungsgespräch festgehalten werden soll und für den Versicherungsnehmer die Gründe für eine bestimmte Produktempfehlung transparent gemacht werden sollen. Zudem soll die Beratungsqualität verbessert werden. Da im Protokoll im Wesentlichen der Inhalt des Beratungsgesprächs wieder gegeben wird, trägt die Protokollierung dazu bei, dass keine wichtigen Punkte vergessen werden. Außerdem dient das Protokoll im Streitfall als Beweismöglichkeit bestimmter Vorgänge. Kommt es zum Haftpflichtprozess, kann der Versicherungsmakler die Einhaltung seiner Beratungspflicht beweisen. Oder auch der Versicherungsnehmer die Verletzung ebenjener.

Formale Anforderungen

Aus dem Wortlaut des § 61 Abs. 1 S.2 VVG geht hervor, dass der Versicherungsmakler die Beratung nach § 62 VVG dokumentieren muss. Diese Dokumentation muss danach „klar und verständlich“ formuliert sein und dem zukünftigen Versicherungsnehmer in Textform vor Abschluss des Vetrages übermittelt werden.

Textform bedeutet in der Zusammenschau mit § 126b BGB, dass eine lesbare Erklärung jedenfalls auf einem dauerhaften Datenträger dem Versicherungsnehmer übergeben werden muss. Dem Versicherungsnehmer muss also kein Übermittlung auf Papier erfolgen, eine mündliche Erklärung reicht jedoch auch nicht. Ausreichend ist jedenfalls die Übermittlung einer PDF-Datei per E-Mail. Eine bloße Bereitstellung zum Download auf der Makler-Homepage, reicht jedoch, zumindest nicht ohne weitergehende Vorkehrungen für die Sicherstellung des tatsächlichen Zugangs beim Kunden sowie der Dauerhaftigkeit, nicht.

Zulässig ist schon nach der Gesetzesbegründung, dass hierfür eine vorformulierte „Formularform“ verwendet wird. Das DIN-Insitut arbeitet derzeit an einer genormten Finanzanalyse, welche Berichten zufolge Ende des Jahres 2017 fertig gestellt sein soll.

Nicht vorgeschrieben, jedoch empfehlenswert, erscheint eine schriftliche Bestätigung des Versicherungsnehmers, die Dokumentation erhalten zu haben. Dies kann in einem etwaigen Prozess hilfreich sein. Jedenfalls sollte der Makler in der Lage sein, den Zugang der Dokumentation beim Kunden zu beweisen.

Die Dokumentation muss vor Abschluss des Vertrages beim zukünftigen Versicherungsnehmer vorliegen. Dies bedeutet, dass sie beim Kunden sein muss, bevor ihm die Police bzw. Annahmeerklärung seitens des Versicherers zugeht. Zu beachten ist hierbei, dass dies nicht für die Informationen nach § 60 Abs. 2 VVG, also für die Markt- und nformationsgrundlagen gilt. Diese müssen bereits vor Unterzeichnung des Antrages durch den Kunden diesem vorliegen.

Die Dokumentation darf grundsätzlich auch bei ausländischen Kunden auf Deutsch erfolgen, außer eine Fremdsprache wurde Grundlage der Beratung.

Inhalt der Dokumentation

Aus § 61 VVG ergibt sich, dass die Dokumentation Bedarfserhebung, Produktberatung und Empfehlung enthalten muss. Der Umfang dieser Dokumentation ist abhängig von der Komplexität des empfohlenen Produkts. Das ganze muss, wie bereits oben dargestellt, für den Kunden klar und verständlich sein. Im Ergebnis bedeutet dies, dass der durchschnittliche und verständige Kunde die Dokumentation ohne weitere Erklärungen verstehen und nachvollziehen können muss.
Dies erfordert regelmäßig eine Beurteilung des Einzelfalles und richtet sich nach dem Sinn und Zweck der Vorschrift. Dem Kunden soll durch die Dokumentation ermöglicht werden, seine Angaben im Beratungsgespräch zu überprüfen und zu ermitteln, ob die Verschläge tatsächlich zu seinem Bedarf passen. Daher sollte insgesamt auf ein genaues und strukturiertes Dokument geachtet werde, in welchem alle für die abschließenden Produktempfehlungen wesentlichen Inhalte des Gesprächs niedergelegt sind. Ein bloßes Ankreuzen einzelner Themenbereiche ohne tiefer gehende Erläuterungen über den Inhalt des Gespräches genügt der Dokumentationspflicht daher nicht.

Zu beachten ist abschließend jedoch, dass dies direkt in nur sehr wenigen Fällen Auswirkungen haben dürfte. Eine Schadensersatzpflicht gegenüber dem Kunden wegen Verletzung der Dokumentationspflicht entsteht nur, wenn der Kunde einen Schaden wegen dem hieraus entstehenden Beweisnachteil hat. Größere Auswirkungen hat die Verletzung der Dokumentationspflicht beim Schadensersatzprozess wegen Beratungsfehlern, denn hier kommt es häufig auf die Beweisbarkeit bestimmter Vorgänge an. Siehe hierzu unseren demnächst erscheinenden Beitrag: „Das Recht des Versicherungsmakler Teil 3 – Die Haftung für Beratungsfehler“.

Insgesamt wird damit wiedereinmal gezeigt, wie wichtig es ist, als Versicherungsmakler einen starken Partner in der Rechtsberatung an der Seite zu haben, welchen einen nicht nur im „worst case“ des Haftungsprozesses unterstützt, sondern schon die laufende rechtliche Beratung zum gesamtem Geschäftsablauf übernimmt.

Mit unserer langjährigen Erfahrung stehen wir Ihnen hierbei gerne zur Verfügung.

Ihr
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Medizinrecht Carsten W. Rücker
und Ihre
Rechtsassessorin Stefanie Meierhold

Wir beraten Sie gerne zu den Themen Versicherungsrecht und Maklerrecht. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.


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